ارزیابی عملکرد چیست و چه اهمیتی دارد؟
بنابراین ارزیابی عملکرد یک مسئولیت مدیریتی است که استانداردهای شغلی را مشخص و تعیین می‌کند که عملکرد کارکنان در حدود استانداردهای تعیین شده هست یا خیر. به وسیله‌ی ارزیابی عملکرد تنبیه یا تشویق کارکنان را می‌توان مدیریت کرد. ارزیابی عملکرد کمک می‌کند تا ویژگی‌های کارکنان را بسنجیم و حدود توانایی آنها را تخمین بزنیم. با ارزیابی عملکرد می‌توان در خصوص ارتقای شغلی کارکنان، نیاز به آموزش و بهبود توانایی‌‌شان تصمیم‌گیری کرد. ارزیابی عملکرد از فعالیت‌هایی است که به‌طور منظم در هر سازمانی باید انجام شود. روند ارزیابی عملکرد شامل مراحل زیر است:
- تعیین استانداردهایی برای عملکرد
- اعلام استانداردهای مربوطه
- سنجش عملکرد حقیقی کارکنان
- تجزیه و تحلیل انحرافات عملکرد نسبت به استانداردهای مشخص شده
- به بحث گذاشتن انحرافات
- تعیین راه‌هایی برای اقدامات اصلاحی
کاربرد یا اهمیت ارزیابی عملکرد
ارزیابی عملکرد یکی از وظایف مهم مدیریت منابع انسانی است و در مواردی که در ادامه اشاره می‌کنیم، نقش ویژه‌ای دارد.
۱. تعیین حقوق و مزایا
ارزیابی عملکرد می‌گوید که هر یک از کارکنان مسئولیت‌های کاری خود را با چه کیفیتی به انجام رسانده‌اند. به کمک آن می‌توان عملکرد کارکنان را ارزیابی کرد و متناسب با آن، حقوق و مزایایی در نظر گرفت. اگر فردی مسئولیت‌های خود را به خوبی انجام دهد ولی در قبال آن اقدامی برای بالا نگه داشتن انگیزه‌اش (انواع افزایش حقوق یا مزایا) صورت نگیرد، فرد به تدریج از شغل و مجموعه‌اش ناراضی می‌شود.
۲. برنامه‌هایی برای آموزش منابع انسانی و بهبود توانایی‌ها
ارزیابی عملکرد، سطح عملکرد کارکنان را نشان می‌دهد. به وسیله‌ی آن می‌توان ظرفیت، مهارت و تخصص عملی کارکنان را مشخص کرد. به کمک ارزیابی عملکرد می‌توان به نقاط ضعف کارکنان پی برد و متناسب با آن برنامه‌هایی برای آموزش و بهبود توانایی‌های‌شان در نظر گرفت. در نتیجه کارکنان به طور بهینه‌ای به کار گرفته می‌شوند و در نهایت بهره‌وری و سوددهی مجموعه نیز افزایش می‌یابد.
۳. برنامه‌ریزی برای جابه‌جایی‌ها
ظرفیت، مهارت، تجربه و وضعیت کاری افراد به لطف ارزیابی عملکرد مشخص می‌شود. بر اساس اطلاعاتی که از این راه به دست می‌آید، می‌توان تصمیماتی برای جابه‌جایی یا ارتقای کارکنان اتخاذ نمود تا به طور مؤثرتری نقش خود را در مجموعه ایفا کنند. این تصمیمات می‌توانند از راه‌های زیر گرفته شوند:
- ارتقای کارکنان ممتاز و متعهد
- جابه‌جایی کارکنان برای ایجاد تناسبی بهتر بین افراد و وظایف‌شان
- تعدیل و اخراج (موقت یا دائمی) کارکنانی که عملکرد ضعیفی دارند
۴. مدیریت پاداش
برای افزایش انگیزه‌ی کارکنان باید پاداش‌هایی متناسب با ارزیابی عملکردشان به آنها تعلق گیرد. اگر کارکنان پاداش عملکرد بهترشان را دریافت نکنند، احساس نارضایتی در آنها به وجود می‌آید. از آن‌سو اگر افراد به‌خاطر عملکرد ضعیف خود باز هم پاداش دریافت کنند، دلیلی برای پیشرفت نخواهند داشت. در این صورت اهدای پاداش فقط بار مالی بی‌فایده‌ای را به مجموعه تحمیل می‌کند. ارزیابی عملکرد کمک می‌کند تا کارکنان متناسب با عملکردشان، پاداش دریافت کنند.
۵. تسهیل نظارت و بازرسی
یکی دیگر از خدمات ارزیابی عملکرد کمک به طبقه‌بندی کارکنان بر اساس عملکردشان است. به لطف ارزیابی عملکرد می‌توان کارکنان قوی، متوسط و ضعیف را از یکدیگر تشخیص داد. به این وسیله می‌توان مشخص کرد که هر یک از کارکنان به چه میزان نظارت و بازرسی نیاز دارند (به افراد ضعیف‌تر باید بیشتر نظارت کرد تا اشتباهی مرتکب نشوند و افرادی که کار خود را به خوبی انجام می‌دهند، به نظارت کمتری نیاز دارند.)
۶. انگیزه
ارزیابی عملکرد خود به‌عنوان راهکاری برای افزایش انگیزه‌ی کارکنان است. کارکنانی که بهترین عملکرد را از خود نشان می‌دهند، به‌عنوان افراد باارزش و قابل اتکا شناسایی می‌شوند و متناسب با همین ویژگی‌ها با آنها برخورد می‌شود. این واکنش موجب تحریک کارکنان به عملکرد بهتر می‌شود. همچنین ارزیابی عملکرد به ما می‌گوید چه ابزار انگیزشی‌ای متناسب با عملکرد کارکنان است.
۷. کنترل مناسب
با ارزیابی عملکرد، کارکنان می‌توانند بازخورد عملکرد، تأثیرگذاری و بهره‌وری خود را ببینند. آنها متوجه می‌شوند در چه قسمت‌هایی تمرکز خود را افزایش دهند تا کارها به بهترین نحو پیش بروند. ارزیابی عملکرد فرصتی به وجود می‌آورد تا کارکنان از ایرادات خود درس بگیرند و این برای اتخاذ تدابیر اصلاحی به آنها کمک می‌کند.
۸. اعتبارسنجی آزمون گزینش
ارزیابی عملکرد می‌تواند به‌عنوان ابزاری برای سنجش موفقیت آزمون‌های گزینش استفاده شود. به کمک آن نتیجه‌ی آزمون گزینش و روندی که سازمان در این راه به کار می‌گیرد، مشخص می‌شود. بر این اساس می‌توان گام‌های مؤثرتری برای انتخاب کارکنان برداشت.
۹. برنامه‌ریزی شغلی
پیشرفت شغلی یکی از دغدغه‌های مهم کارکنان است. برای نشان دادن مسیر و اهداف شغلی به آنها، هر سازمانی نیاز به یک برنامه‌ریزی شغلی مناسب دارد. در این راه ارزیابی عملکرد، اطلاعاتی حیاتی در خصوص ظرفیت‌های بالقوه و بالفعل کارکنان فراهم می‌آورد.
۱۰. تدوین خط‌‌‌‌مشی
ارزیابی عملکرد اطلاعاتی را در مورد عملکرد کارکنان فراهم می‌کند. این اطلاعات (مانند برنامه‌ریزی شغلی و برنامه‌های انگیزشی) یک ورودی برای برنامه‌ریزی آموزشی و بهبود کارکنان است. در نتیجه می‌توان خط مشی سازمان را به گونه‌ای تدوین کرد که سازمان به بهترین نحو پیشرفت کند.